Škola jezika istovremeno vodi dve stvari koje se stalno prepliću: ko je upisan i da li mu je članarina plaćena, i kada su časovi, kod koga i u kojoj grupi. Kad se to vodi odvojeno — članarine u tabeli, raspored u svesci, a izmene preko poziva i SMS poruka — svaka promena znači niz telefonskih razgovora. Na jednom nalogu sa obe delatnosti, članovi, uplate i termini su na istom mestu, a obaveštenja o izmenama stižu sama.
Dve delatnosti, jedan nalog
Biznis nalog pri registraciji bira jednu ili više delatnosti. Škola jezika uključuje usluge na bazi članarine i usluge sa zakazivanjem termina — i dobija oba modula na istom nalogu, sa istim polaznicima. Nema dva sistema koja treba usklađivati, niti dva spiska istih ljudi.
Članovi i članarine
Svaki polaznik ima svoj zapis: u kojoj je grupi ili na kom kursu, koji paket plaća i do kada mu je članarina plaćena. Kad se uplata evidentira, rok se pomera i status se ažurira sam. U svakom trenutku se vidi ko je aktivan, kome članarina uskoro ističe, a ko kasni sa uplatom — bez prebrojavanja po tabeli i bez pitanja „da li si platio za ovaj mesec?".
- Podsetnik pred istek — polaznik ga dobija na vreme, pa produžava bez prekida nastave.
- Obaveštenje o isteku — ako rok prođe, polaznik to sazna odmah, a ne na sledećem času.
- Pregled kašnjenja za školu — bez ličnog podsećanja svakog polaznika ponaosob.
Termini časova
Časovi su u kalendaru: grupni časovi po rasporedu i individualni časovi koje polaznici rezervišu sami, u slobodnim terminima. Nema dogovaranja preko telefona „može li u četvrtak u šest" — polaznik vidi šta je slobodno i zakaže, a škola dobija termin u kalendaru. Pred svaki čas stiže podsetnik, pa je manje propuštenih časova zbog zaborava.
Izmene bez telefoniranja i SMS poruka
Najviše vremena u školi jezika ne odlazi na sam raspored, nego na njegove izmene: profesor je bolestan, čas se pomera, grupa menja salu, raspored se menja za novo polugodište. Bez sistema, to znači da neko mora da pozove ili pošalje SMS svakom polazniku — i da se nada da su svi videli poruku.
Kad se izmena unese u aplikaciju, obaveštenje automatski stiže onima kojih se tiče:
- Pomeren ili otkazan čas — svi polaznici te grupe dobijaju obaveštenje odmah, sa novim terminom.
- Polaznik otkaže ili pomeri svoj čas — škola dobija obaveštenje, a termin se oslobađa za nekog drugog.
- Novi raspored ili važna vest — obaveštenje ide samo upisanim polaznicima, ne u grupu na društvenoj mreži za koju niste sigurni da je svi prate.
Obaveštenja stižu kroz aplikaciju, na isto mesto gde polaznik vidi svoje termine i članarinu — bez troška za SMS poruke i bez sati provedenih na telefonu.
Šta vidi polaznik
Polaznik sa svojim ličnim nalogom na jednom mestu prati i svoje termine i svoje članstvo: kada je sledeći čas, da li je nešto pomereno i do kada mu je članarina plaćena. Ako uz školu jezika ide i na trening ili u neki klub, i ta članstva prati sa istog naloga.
Kako početi
Prijavite školu kao biznis nalog i pri registraciji izaberite obe delatnosti — članarine i zakazivanje. Unesite pakete i postojeće polaznike, zatim raspored grupnih časova i termine za individualnu nastavu. Od tog trenutka se uplate evidentiraju uz polaznika, a svaka izmena u rasporedu sama postaje obaveštenje.
Zaključak
U školi jezika članarine i termini nisu dva odvojena posla — to su isti polaznici i isti odnos. Kad su na jednom nalogu, a svaka izmena automatski stiže do onih kojih se tiče, administracija se svodi na unos promene, a ne na niz poziva i poruka. Vreme koje je odlazilo na telefon ostaje za nastavu.