Majstor ili servis retko izgubi posao zbog toga što ne zna svoj zanat — izgubi ga u organizaciji oko njega. Dogovor se zapiše na papiriću koji se izgubi u kombiju, materijal se zaboravi da se skine sa zaliha, a kad dođe vreme da se naplati, treba sve prepričavati ispočetka. Ugovor iz kog se sami prave ostali dokumenti rešava tačno taj razmak.
Ugovor kao polazna tačka
Kad se posao dogovori sa klijentom, prvi korak je ugovor — kreira se preko „Ugovori" u glavnom meniju, opcijom „Kreiraj novi ugovor". Bira se klijent, proizvodi ili usluge iz već kreiranih lista, unosi adresa i tip ugovora. Ugovor sadrži ko su strane, šta je dogovoreno i pod kojim uslovima plaćanja — jednom upisano, dostupno kasnije za pregled, izmenu ili brisanje.
Iz ugovora se generišu ostali dokumenti
Ugovor je apstraktan dokument — sam po sebi ne ide na teren niti se njime naplaćuje. Njegova uloga je da bude osnova iz koje se generišu radni nalog, otpremnica, predračun i račun, sa podacima koji su već u ugovoru upisani. Umesto da se klijent, proizvodi i uslovi plaćanja unose iznova za svaki od tih dokumenata, generišu se iz istog izvora — manje prekucavanja i manje prostora za grešku između onoga što je dogovoreno i onoga što na kraju piše na računu.
Radni nalog na terenu
Radni nalog generisan iz ugovora dodeljuje se konkretnoj osobi — sebi ili zaposlenom koji ide na teren — i ima status koji se menja kako posao napreduje. Bilo ko ko pogleda nalog vidi tačno gde je posao stao, bez zvanja da se pita, a materijal koji se na njemu evidentira kao utrošen skida se sa magacinskog stanja automatski.
Zatvoren posao postaje dokument za naplatu
Kad je posao završen, iz istog ugovora generiše se predračun ili račun, i otpremnica ako je isporučena i roba. Stavke, cene i podaci o klijentu su isti kao u ugovoru — ne prekucavaju se ponovo, samo se potvrđuju.
Istorija ostaje uz klijenta
Ugovor i sva dokumenta koja iz njega nastanu ostaju u istoriji tog klijenta. Kad isti klijent pozove za šest meseci, vidi se šta je ranije dogovoreno i urađeno — korisno i za procenu novog problema, i da se izbegne rasprava oko toga šta je već plaćeno.
Kako početi
Prijavite se kao biznis nalog i unesite osnovne liste klijenata i usluga koje nudite. Prvi posao započnite kreiranjem ugovora preko „Ugovori" → „Kreiraj novi ugovor"; radni nalog i dokumenta za naplatu generišete iz njega kad zatrebaju.
Zaključak
Za servise i majstore razlika između haotičnog i urednog poslovanja retko je u samom poslu na terenu — nego u tome da li se dogovor, rad na terenu i naplata vežu za isti zapis. Kad je ugovor polazna tačka iz koje se sve ostalo generiše, ništa od toga ne zavisi od toga ko se čega seti.